Эффективные результаты в период кризиса + 1 Эксперты полагают, что для вывода сегмента общественного питания Нижегородской области из глубокого кризиса, вызванного глобальными экономическими неурядицами, необходимо в первую очередь ступить на тропу автоматизации предприятий. Специальный корреспондент vendigntimes.ru, исследовав нынешнее положение рынка автоматизации, предлагает читателям ознакомиться с одним из вариантов такого выхода из затяжного кризиса.
Что есть автоматизация?
 Конечно, прежде чем рассуждать об экономическом эффекте автоматизации и долгосрочных программах развития, сперва необходимо определить границы данного процесса и его необходимость в стези общественного питания.
Несколько лет назад автоматизация ресторанного бизнеса служила скорее, как средство создания некой европейской эфемерности. Компьютеры и контрольно-кассовая техника нового поколения закупались чаще всего для ускорения процесса выдачи счета. Более того, клиенты получали не рукописный бланк или небольшой чек, а полноценный список заказанных блюд, на котором и вензель было где вывести и подчеркнутую вежливость проявить. Хотя по большей части автоматизация служила на благо печально известного принципа «лишь бы не хуже, как у людей».
Сегодня о процессах автоматизации предприятий общественного питания заговорили более серьезно и, что очень важно, на ином уровне. Управляющие ресторанного мира стали обращаться в специализированные агентства с довольно конкретными задачами: сократить до минимума рутинное ведение бухгалтерии, облегчить формирование дисконтных списков, исключить мошенничество со стороны персонала. Владельцы предприятия осознали, что автоматизация позволит не просто «навести блеск», но и упростить анализ текущей финансовой ситуации, сделать результаты более доступными и наглядными, что, в конечном счете, упростит принятие ключевых управленческих решений.
В беседе об автоматизации отрасли общественного питания следует заострить внимание на безусловном повышении производительности проводимого анализа. Очевидно, что в бизнесе действует весьма простое правило: «чем быстрее увидели, тем быстрее среагировали». Еще древние римляне говорили, что промедление подобно смерти. С таким подходом уволить, например, регулярно ворующего официанта можно до того, как он, накопит себе на новую квартиру в центре. Полезным окажется и анализ посещаемости постоянных и VIP-клиентов. В конечном счете, польза от автоматизации предприятий общественного питания заметна в анализе работы персонала, эффективности сотрудничества с определенными поставщиками и динамики товарно-материальных потоков.
Методология автоматизации предприятий
Планируя автоматизацию предприятий общественного питания важно определиться со сроками переоборудования. Переход на новые контрольно-кассовые агрегаты относится к тем мероприятиям, которые откладывать на последнюю неделю перед открытием – значит запустить в оборот необученный персонал, над которым обязательно нависнет покрывало нервозности. Посему если предприятие только готовится дебютировать на рынке, важно провести интеграцию с информационными системами на этапе ремонта помещения, обсудив со специализированным агентством сроки и особенности установки оборудования. В случае уже действующего ресторана или бистро возникает нетривиальная проблема, когда устанавливать компьютеризированные кассы и прокладывать коммуникационные кабели придется в отремонтированном помещении. Кроме того, необходимо сохранить комфорт посетителей, однако ночью работать будут далеко не все строители. Подобные проблемы вынуждают руководителей откладывать переоснащение рабочих мест на неопределенный срок. Однако здесь главная проблема кроется скорее в нерешительности управляющего аппарата, нежели в технических заминках.
Итак, после принятие общего решения об автоматизации бизнеса, необходимо определить ключевые технические моменты. Во-первых, важно помнить, что надежность контрольно-кассовой системы определяется стабильностью электроснабжения. Прекращение питания или снижение напряжения в сети может привести к остановке оборудования или, что хуже, потере части финансовой информации. Посему важно серьезно отнестись к замене электрических кабелей и распределительных систем, провести технологические замеры, сопоставив потребляемую мощность с возможностью сети. Нелишней будет установка источников бесперебойного питания, тяговые батареи которых обеспечат полноценную работу оборудования в течение нескольких часов.
Далее следует определиться с расположением автоматизированных станций. Изначально важно, чтобы компьютеризированные рабочие места были не просто удобно расположены, по мнению бармена или официанта, но и вписывались в интерьер. Кроме того, стоит учесть, что реорганизация производства и ремонт могут положительно повлиять на посещаемость, посему необходимо заранее определить места, где можно будет установить дополнительные кассы. И, конечно, в ходе общей модернизации подвести туда кабели. Если Вы планируете установить рабочие места не только на входе и за барной стойкой, стоит предусмотреть возможность проведения банкета, когда придется двигать мебель.
После запуска автоматизированной системы учета необходимо обучить персонал, ведь от скорости и качества взаимодействия с электронным мозгом зависит эффективность обслуживания в целом. Экономить время и средства, очевидно, не стоит. Забыл или непонятно – иди учись, что называется, до полного просветления. Отметим также, что администраторы должны уметь пользоваться новой техникой и с позиции официанта или бармена: администрирование требует больше ответственности, нежели времени, поэтому администратор должен уметь приходить на помощь официантам в часы пик. Новых сотрудников эффективнее всего обучать в спарринге с опытными работниками, главное выбирать в качестве наставника человека проверенного.
В заключение раздела напомним, что первые несколько боев на бизнес фронте с использованием автоматизированных систем лучше проводить с представителями агентства, выступившего в роли интегратора. Велика вероятность, что в первые часы активной работы вскроется ряд недочетов или ошибок, которые при условии клиентского наплыва, решать лучше оперативно.
Борьба с нарушителями
Статистика, как бы печально это ни звучало, утверждает, что в отрасли общественного питания процент мошенничества и преднамеренных нарушений колеблется в диапазоне от 10 до 50%. Проблема это не нова, посему сегодня существует ряд весьма эффективных технологий борьбы, наибольшую популярность среди которых снискали интегрированные системы видеонаблюдения. Такие агрегаты записывают действия официантов, поваров, службы охраны и других структур в течение всего рабочего дня. По мере записи «умная» программа ставит виртуальные метки согласно действиям, производимым автоматизированной системой учета.
Например, посетитель сделал заказ, официант подошел к терминалу, чтобы сформировать марку (список для повара), а в это время повар отправился на перекур. В момент отправки марки на кухню система делает пометку на видеозаписи. Электронный глаз ведь обязательно зафиксирует отсутствие на рабочем месте повара. Итак, в результате задержки заказа, отдувается, конечно, официант, который вынужден как-то мотивировать ожидание посетителя. Очевидно, что недовольство клиентов качеством обслуживания с имиджем первоклассного ресторана вяжется довольно плохо. Причем, если отбросить все технологичные «примочки» оказывается, что вычислить виновного не так просто. Точнее весьма сложно уличить виновного в попустительском отношении к работе, ведь повар всегда может сказать, что банально не успел из-за большого количества заказов или еще по какой-нибудь туманной причине. С автоматизированными системами все просто: достаточно в записи перейти по метке отсылки марки и просмотреть, чем на самом деле занимался повар. Занимает операция считанные минуты, но какой эффект!
Искореняем проблемы питания персонала
Когда количество работников нехотя переваливает за полтора десятка, вопрос корпоративного питания стоит не так остро, как в компании со штатом в 30-40 человек. Идеальное решение кроется, конечно, в организации собственной столовой с автоматизированной системой учета и контроля.
Организация питания сотрудников в собственной столовой с интегрированной компьютерной системой может выглядеть следующим образом. Сотрудник перед началом работы с терминалом вводит свой персональный код или проводит магнитной картой (возможны схемы с верификацией отпечатков пальцев) и выбирает понравившиеся блюда. Некоторые товары, которые выставляются непосредственно на витрине, можно в электронное меню не вносит – достаточно чтобы сотрудник ввел персональный номер продукта. Чтобы исключить незаконную экономию достаточно поставить видеокамеру.
Сформированный заказ записывается в память машины, пока сотрудник получает отпечатанную на бумаге марку, с которой он направляется на кухню. Выбранные с витрины товары в чеке не указываются, но обязательно сохраняются в общем заказе. Возможна реализация подобной схемы и при помощи штрих-кодов. В результате автоматизации упрощается перерасчет заработной платы. Работник получает возможность ознакомиться с детальным списком приобретенных за месяц продуктов, вплоть до получения ежедневного отчета на электронную почту.
В случае организации питания в каком-нибудь заведении общепита между двумя бизнес формациями заключается договор, все сотрудники получают магнитные карты. На карту легко записывается вся необходимая для расчета информация, при необходимости указывается максимальная сумма заказа. При такой схеме расчет с предприятием общественного питания производится напрямую со счета компании. Убытки возмещаются потом, после перерасчета заработной платы. Технология автоматизированного питания сегодня составляет достаточную конкуренцию вендинговым веяниям в России.
Автоматизированные системы позволяет с легкостью разрабатывать собственные вариации учета и контроля, вносить изменения в порядок расчета. Т.о. интегрированные компьютерные системы обеспечивают эффективную организацию питания сотрудников с учетом всех нюансов.
Теория разумной экономии
Автоматизация предприятий общественного питания таит в себе множество подводных камней и чем-то сходна с разработкой крупных программных проектов, когда выбор нерационального пути масштабирования и модернизации имеющейся модели приводит в казусной ситуации: вносить исправлений требуется все меньше, а денег требуется все больше. Интересно, что совокупность этих аспектов достойна отдельной книги, однако в рамках данного проекта вполне можно коснуться некоторых из них, связанных с правильной организацией ремонта.
Европейские стандарты ремонта помещений общественного питания подразумевают не просто обязательную автоматизацию ряда процессов, но и обеспечение достаточной динамики оборудования. Стационарные терминалы по канонам ресторанного бизнеса в развитых странах считаются пройденным этапом. На стадии ремонта важно заранее продумать удобное расположение рабочих мест официантов в случае небольших торжеств и крупных банкетов. Инженерные коммуникации должны иметь несколько выходов в стенах и даже на потолке, чтобы все необходимое оборудование можно было перенести на новое место в кратчайшие сроки.
По этой причине не стоит спешить с отделкой потолков и укладкой напольных покрытий. Известны случаи, когда в крупных ресторанах гипсокартонные потолки разбирались несколько раз только потому, что сперва владелец решил провести новую электропроводку, затем задумал переоснастить действующую автоматизированную систему контроля, а после решил установить видеонаблюдение. А это, между прочим, колоссальные убытки, связанные не только с тратами на сам ремонт и материалы, но и с простоем производства.
На стадии ремонта необходимо заранее согласовать прокладку всех инженерных коммуникаций и в идеальном варианте проложить все необходимые кабели заранее. И пусть в первоначальные планы не входит оснащение помещений системой видеонаблюдения. В ходе ремонта прокладка дополнительных проводов с финансовой точки зрения будет незаметна, зато на этапе переоснащения позволит на порядок сократить затраты.
Особое внимание необходимо уделить электропроводке. Это только на первый взгляд кажется, что бар не ресурсоемкое место. Вместе с тем, если посчитать потребление микроволновой печи, электрического чайника, холодильника и прибавить демисезонный обогреватель – нагрузка выходит весьма приличная. Посему стоит заранее рассчитать среднее потребление, а затем умножить его хотя бы на два, а лучше даже на три, чтобы затем проложить кабель с сечением «про запас».
Наконец, необходимо предусмотреть взаимодействие автоматизированных систем и оборудования, которое будет установлено и планируется в будущем. А то может так статься, что установка системы видеонаблюдения, которая будет поддерживать метки, потребует замены автоматизированной системы, не поддерживающей нужный интерфейс. Обычно для предупреждения подобных казусов предприятие делегирует сотрудника, который в ходе постоянного общения со специалистами компании-интегратора вникает в работу системы и согласовывает изменения в модели. Обычно такой человек получает полномочия контролировать взаимодействие интегратора с персоналом предприятия, что исключить необоснованные простои.
Бизнес практика показывает, что лучше всего на эту роль подходит опытный и технически подкованный человек, заинтересованный в развитии компании, например, ожидающий новое назначение. Тогда и результат будет на «твердую» пятерку. | 
